Rapat ekstern adalah rapat yang dihadiri dari luar organisasi. Undangan untuk rapat tersebut dapat menggunakan surat undangan biasa .
Contoh surat undangan biasa sebagai berikut :
KOPERASI KARYA AGUNG
Jl. Mangkubumi No.23 Telp.(0271)5429850,Fax.(0271) 5429851
YOGYAKARTA
Nomor : 651/RAT/III/2010 8 Maret 2010
Hal : Rapat Anggota Tahunan
Yth.Anggota Koperasi KARYA AGUNG
Kantor Kopertis wilayah V DIY
Di Yogyakarta
Dengan hormat,
Dalam rangka pertanggungjawaban usaha Koperasi KARYA AGUNG serta pembagian sisa hasil usaha (SHU) tahun 2009, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :
Hari, tanggal : Jumat, 12 Maret 2010
Pukul : 09.00- 14.00 WIB
Tempat : Gedung Graha Wisata
Jl. Merdeka Raya no.21 Yogyakarta
Acara : 1. Pembukaan
2. Laporan Pertanggungjawaban pengurus
3. Pembentukan pengurus baru
4. Lain-lain
5. Penutup
Mengingat pentingnya acara rapat tersebut, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditetapkan. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibi/Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua
Mario Utama
NB:
Apabila berhalangan hadir, mohon
Menghubungi nomor telepon 569375
Contoh Panggilan
PANGGILAN
RAPAT UMUM LUAR BIASA PARA PEMEGANG SAHAM
PT TUNAS KARYA JAKARTA
Para pemegang saham Perseroan Terbatas PT TUNAS KARYA Jakarta diundang untuk menghadiri Rapat Umum Luar Biasa Para Pemegang Saham perseroan yang akan diselenggarakan pada :
Hari, tanggal : Minggu, 6 Desember 2009
Pukul : 10.00 WIB
Tempat : Hotel Sun Pasific
Jl.Mulia Dalam no.23 Lt.12 jakarta
Acara : 1. Pembukaan
2. Pergantian Pengurus
3. Pembahasan Laba Rugi
4. Penambahan modal usaha
5. Lain-lain
6. penutup
Sesuai dengan hasil rapat dewan komisaris, rapat ini diselenggarakan khusus untuk segera mengambil keputusan mengenai hal –hal tersebut
Direksi PT TUNAS KARYA JAKARTA