Berdasarkan tulisan dari Helding Manurung (page:130)
Jika anda adalah seorang operator telepon pada sebuah perusahaan
maka anda harus mempunyai sebuah sikap dalam mengangkat telpon, tidak sembarangan berikut adalah tata caranya :
1. Gunakan suara yang alami, tidak dibuat-buat dan tidak dilebih-lebihkan
2. Sertakan suara anda dengan senyuman dan rasa ingin menolong
3. Gunakan kata / kalimat yang dapat menarik perhatian selama tiga kali dalam percakapan
Usai berbicara
• Ucapkanlah terima kasih kepada penelpon
• Biarkanlah penelpon yang menutup teleponnya
Persiapan dalam mengangkat telepon
• Ketahui masalah apa yang sedang dibicarakan
• Tulislah pertanyaan atau poin-poin penting pada sebuah catatan atau selembar kertas
• Terimalah penelpon dengan ramah dengan mengucapkan salam
• Perkenalkan nama anda dan nama perusahaan anda
• Jangan menguasai pembicaraan, membatasi penelpon
• Tanyakan bila penelpon mempunyai janji
• Jelaskan pesan-pesan anda secara ramah dan jelas