tips mailing list

Adhi sempat merah wajahnya ketika membuka emailnya. Masalahnya, dia
mendapat email dari orang yang sebetulnya tidak dia harapkan. Lho? Ya,
ternyata dia pernah ngirim email di sebuah mailing list, celakanya
emailnya di baca seluruh anggotra mailing list. Padahal dia bermaksud
mengirimnya ke si Ehm…Ehm.

Lain lagi dengan Rita, dia malu harus balik kucing mendaftar lagi
sebagai anggota mailing list. Gara-gara dia salah memasukkan subscribe
dan unsubscribe. Nah, agar kamu tidak malu seperti Rita dan Adhi, di
bawah ini beberapa tips mailing list. Ada yang bersifat umum dan
khusus. Okey, agar tidak bertele-tele, simak langsung aja!


UMUM
1. Bacalah mailing list yang kamu ikuti setidaknya satu bulan sebelum
kamu mulai berpartisipasi dengan melakukan posting. Ini penting untuk
membantu kamu dalam memahami budaya mailing list yang bersangkutan.
2. Jangan salahkan sistem administrator atas sesuatu yang dilakukan oleh anggota lainnya.
3. Berhati-hatilah dalam menulis. Ingat, banyak sekali orang yang
membaca posting anda. Dan perlu kamu tahu bahwa mailing list seringkali
mempunyai arsip (archive), dan kata-kata kamu tulis akan tersimpan
dalam waktu yang cukup lama pada tempat yang bisa diakses oleh banyak
orang.
4. Asumsikan bahwa individual menyatakan pendapatnya secara pribadi,
dan apa yang mereka sampaikan tidak merepresentasikan organisasi yang
mereka ikuti (kecuali disebutkan secara khusus)
5. Perhatikan baik-baik peraturan khusus yang dimiliki oleh organisasi
yang kamu ikuti. Ingatlah bahwa email memakai sumberdaya (resource).
6. Usahakan agar pesan dan artikel yang kamu tulis singkat dan langsung
pada sasarannya (to the point). Jangan mengirim pesan yang hanya
menunjukkan kesalahan redaksional seseorang seperti salah ketik atau
salah mengeja. Kalau kamu lakukan sudah pasti kamua akan dicap sebagai
pemula yang belum dewasa.
7. Pemalsuan identitas (forgery dan spoofing) merupakan hal yang tidak dapat dibenarkan.
8. Jika membalas sebuah pesan, pastikan kamu merangkum posting
sebelumnya di bagian atas, atau masukkan hanya bagian yang anda
perlukan untuk sekedar memberi konteks pada posting kamu. Ini akan
membuat para pembaca mengerti ketika mereka membaca balasan kamu.
9. Pastikan bahwa kamu memiliki tanda tangan (signature) pada
postingmu. ini akan memastikan bahwa mail client tertentu yang memotong
header tidak akan menghilangkan referensi di dalam pesan kamu tentang
bagaimana cara menghubungi anda.
10. Berhati-hatilah jika membalas posting orang lain. Seringkali
jawaban (reply) dari sebuah pesan akan menuju ke si pengirim, namun ada
juga yang langsung menuju ke seluruh grup. Kalau sampai kamu tidak
sengaja mengirim pesan personal pada seluruh group, waduh mau ditaruh
dimana ini muka.
11. Jika kamu tanpa sengaja mengirim pesan pribadi menuju mailing list
atau grup tertentu, cepet-cepet kirim permohonan maaf kepada orang yang
anda tuju dan grup yang bersangkutan.
12. Jangan pernah terlibat dalam suatu perang caci maki (flame war). Jangan bereaksi terhadap hal-hal yang sensitif.
13. Hindari mengirimkan pesan yang hanya berisi rasa terima kasih atas tanggapan yang telah diberikan.
14. Berhati-hatilah dengan jenis huruf yang kamu gunakan. Jenis huruf
tertentu dapat ditampilkan berbeda pada sistem yang berbeda, dan pada
email client yang berbeda.

KHUSUS
Ada banyak cara untuk menemukan informasi tentang apa saja mailing list
yang ada di Internet dan bagaimana cara untuk mengikutinya. Tapi lebih
baik bertanya dulu pada organisasi kamu sebelum mencari informasi
melalui Internet. Tentunya ada beberapa set file yang secara periodik
di post di news.answers yang mendeskripsikan tentang mailing list yang
ada di Internet dan bagaimana cara mengikutinya. Ini adalah sumber yang
sangat berharga untuk menemukan mailing list dengan topik tertentu.

1. Kirimkanlah pesan subscribe dan unsubscribe pada alamat yang tepat.
Walaupun beberapa software mailing list cukup ''pani'' dalam
''menangkap'' hal-hal seperti ini, tidak semuanya dapat melakukannya.
2. Simpanlah pesan selamat datang yang kamu terima jika kamu mengikuti
sebuah mailing list. Pesan ini biasanya akan memberitahu kamu bagaimana
cara unsubscribe ke mailing list tersebut.
3. Secara umum, tidak mungkin untuk membatalkan pesan yang telah kamu
kirim. Bahkan sistem administrator pun tidak akan dapat membatalkan
sebuah pesan jika kamu sudah mengirimkannya. Ini berarti kamu harus
memastikan benar-benar bahwa sebuah pesan siap dikirimkan dengan
konsekuensi akan dibaca oleh orang banyak.
4. Feature auto-reply dari mail client yang berguna dalam komunikasi
pribadi akan mengganggu jika dikirimkan ke seluruh grup. Periksalah
alamat "Reply-To" jika membalas pesan dari mailing list. Kebanyakan
auto-reply akan dikirimkan ke semua anggota mailing list.
5. Jangan mengirimkan file besar ke mailing list jika alamat URL atau
alamat ftp tidak mencukupi. Jika kamu ingin mengirimkan sebagai sesuatu
yang dibagi menjadi beberapa bagian, pastikan kamu mengikuti kebiasaan
grup yang kamu ikuti. Jika kamu tidak tahu seperti apa kebiasaan
tersebut, tanyalah terlebih dahulu.
6. Pertimbangkan untuk mengaktifkan pilihan ''nomail'' (jika tersedia),
jika kamu tidak dapat memeriksa email kamu dalam jangka waktu yang
relatif panjang.
7. Jika anda mengirimkan pesan ke lebih dari satu mailing list,
terutama jika topik mailing list tersebut berkaitan, mohon maaf-lah
akan adanya cross-posting.
8. Jika kamu bertanya, pastikan kamu merangkum jawaban-jawabannya. Dan
jika kamu akan mengirim rangkuman tersebut, rangkumlah secara benar dan
jangan hanya mengirim kumpulan dari pesan-pesan yang kamu terima.
9. Beberapa mailing list adalah private, jangan mengirim ke mailing
list ini tanpa diundang dan jangan memposting ulang pesan yang kamu
dapat dari mailing list ini kepada orang atau mailing list lain.
10. Jika anda terjebak dalam adu argumentasi, jagalah supaya diskusi
terfokus pada masalahnya dan bukan pada sikap dan sifat (personalities)
orang-orang yang bersangkutan.