Salah satu aplikasi dalam internet yang lebih dahulu dikenal orang
sebelum homepage
adalah electronic-mail (e-mail).
Dengan e-mail
pengguna internet dapat mengirimkan pesan secara elektronik dalam
waktu yang sangat cepat ke tempat yang jauh sekalipun. E-mail merupakan salah
satu aplikasi favorit dalam internet selain penelusuran homepage di
internet. Salah satu aplikasi dalam e-mail yang akhir-akhir ini banyak
digemari adalah aplikasi mailing list (milis), dimana setiap e-mail
yang dikirim ke alamat daripada
milis tersebut akan dengan otomatis
terkirim ke seluruh pelanggan milis tersebut. Penggunaan milis ini
bermacam-macam dari tempat komunikasi antar anggota dalam kelompok,
tempat pengumuman dan juga dipakai pula sebagai tempat berdiskusi
secara
online (tidak memerlukan tatap muka) yang tidak realtime
(memerlukan respon langsung). Bahkan dipakai juga sebagai tempat
promosi produk.
Tinjauan Waktu dan Trafik E-mail.
Dalam
diskusi dengan milis pada umumnya dipimpin oleh moderator.
Adapun bentuk diskusinya adalah, para member (anggota) menyampaikan
bahasannya kemudian dengan dipimpin oleh moderator,
peserta (member
lain) merespon pernyataan pembahasan tersebut. Dikarenakan tidak bisa
saling melihat di antara peserta, maka jumlah pertanyaan atau komentar
tidak bisa dibatasi dalam diskusi milis. Tinjauan Teknis Peserta
diskusi dalam milis, sesuai dengan sifat e-mail, bisa tersebar dalam
berbagai wilayah yang secara geografis berjauhan, bahkan memungkinkan
antar negara. Secara prinsip, penyampaian e-mail tidaklah mengenal
jarak. Akan tetapi, dalam diskusi, dimana waktu adalah juga memegang
peranan penting, apabila letak geografis berjauhan, akan memungkinkan
timbulnya keterlambatan dari pengiriman, karena kondisi routing
pengiriman e-mail yang dapat berbeda-beda. Misalnya ada mail yang
dikirimkan 5 menit berikutnya bisa sampai lebih dahulu dari yang 5
menit sebelumnya, pada satu peserta milis, sementara dapat juga sampai
sesuai urutan di tempat yang lainnya. Hal ini akan dapat mengakibatkan
pemahaman peserta terhadap jalannya diskusi berbeda. Oleh karena itu
asumsi membatasi waktu untuk peserta dalam mengajukan pertanyaan dalam
waktu semisal 30 menit, akan sulit diterapkan. Perlu adanya toleransi
waktu, dikarenakan adanya keterlambatan dalam teknis pengiriman. Faktor
teknis lain adalah faktor perangkat lunak pembaca e-mail dari peserta.
Pada perangkat lunak pembaca e-mail sederhana, perangkat lunak tersebut
tidak memiliki kemampuan untuk memilah-milah, e-mail berdasarkan
subyek, jenis milis atau jenis e-mail. Sehingga menyulitkan peserta
milis untuk mengikuti jalannya diskusi. Dimana pada umumnya peserta
milis juga menerima e-mail selain dari milis diskusi pada satu e-mail
account yang sama. Untuk itu diperlukan perangkat lunak yang baik, atau
kreatifitas peserta milis untuk memilah-milah sendiri e-mail yang
tertuju kepada dirinya. Kesibukan Peserta Faktor lain yang tidak kalah
pentingnya, adalah faktor kesibukan dari peserta milis. Mungkin ini
adalah faktor yang paling memegang peranan penting bagi efektifitas
diskusi dalam milis. Dalam pengamatan penulis terhadap beberapa milis,
pada milis-milis tersebut, banyak peserta milis yang sudah mempunyai
akifitas darat sendiri yang cukup menyita waktu, dan juga mungkin
karena sebagian juga mempunyai anggapan, dalam milis tidak diperlukan
tatap muka, hingga mengikuti beberapa milis sekaligus. Apa bila
tiap-tiap milis yang diikutinya kebetulan mengadakan kegiatan diskusi
secara bersamaan, maka akan semakin sulitlah bagi yang bersangkutan
untuk mengikuti jalannya diskusi di milis.Bila seorang peserta hanya
mampu mengalokasikan waktu sekitar hanya sekitar 2 jam dari waktunya
untuk mengikuti milis, maka untuk berjalannya suatu diskusi memerlukan
waktu yang lebih lama lagi. Hal ini mengakibatkan peserta tidak dapat
berkonsentrasi secara penuh untuk melakukan diskusi, karena rentang
waktu yang panjang itu.
Milis Yang Efektif.
Milis, dengan kelebihannya yang memungkinkan menjangkau peserta
dari berbagai penjuru tempat yang berjauhan secara geografis,
memungkinkan untuk melakukan komunikasi antar personil dalam satu grup
secara efisien. Akan tetapi dalam aplikasi milis untuk diskusi ada
faktor-faktor yang mungkin dapat menurunkan efektifitasnya, dan
beberapa di antaranya dijabarkan dalam tulisan ini. Dalam hal ini
penulis tidak bermaksud menolak bentuk diskusi dalam milis, akan tetapi
karena milis adalah salah satu bentuk yang tengah berkembang, dalam
aplikasi internet, tidak dapat disangkal perlunya bentuk diskusi yang
efektif untuk hambatan-hambatan tersebut. Sedang keperluan untuk
diskusi meliputi berbagai peserta yang secara geografis berjauhan
adalah semakin meningkat tahun ke tahun, seiring dengan tahapan menuju
era globalisasi.
Dengan menyadari setidaknya faktor-faktor tersebut di atas, diharapkan
dapat terwujud diskusi di milis yang lebih efisien. Beberapa sarana
diskusi online yang juga realtime untuk meningkatkan efisiensi diskusi
telah dikembangkan diantaranya adalah dengan diskusi online dengan
menggunakan multimedia, atau untuk yang lebih sederhananya adalah
sarana modus yang memungkinkan terjadinya diskusi online dari peserta
dalam satu waktu, walau hanya dalam bentuk teks, atau dalam bentuk chat
(obrolan online). Diharapkan akan ada suatu perangkat/solusi yang
memungkinkan diskusi online yang tidak realtime yang lebih efisien
dimasa mendatang.
Ringkasan lain tentang Tinjauan Atas Efektifitas Mailing List Dalam Diskusi Online