Pada dasarnya Key Performance
Indicator (KPI) adalah bagian dari Performance Indicators atau
indicator kinerja organisasi. Keunggulan Key Performance Indikator (KPI)
dibandingkan dengan indikator-indikator kinerja lainnya, adalah bahwa Key
Performance Indicator (KPI) merupakan indikator kunci yang benar-benar mampu mempresentasikan
kinerja organisasi secara keseluruhan. Jumlah indikator kinerja yang dipilih
sebagai Key Performance Indicator (KPI) ini biasanya tidak banyak, namun
demikian hasil pengukuran melalui indikator tersebut dapat digunakan untuk
menilai tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang
telah ditetapkan. Adapun Key Performance Indicator (KPI), merujuk pada definisi yang
dirumuskan dalam “Performance Indicator Resource Catalogue” yang
diterbitkan oleh Australian Government, Department of Finance and
administration (2006), adalah ukuran spesifik tentang kinerja organisasi
dalam wilayah bisnisnya. Ukuran tersebut dapat berupa financial dan non-financial yang
dapat digunakan untuk mengukur kinerja strategis organisasi. Sebagai alat ukur
kinerja strategis organisasi, Key Performance Indicator (KPI) dapat
mengindikasikan kesehatan dan perkembangan organisasi, dan atau keberhasilan
kegiatan, program atau penyampaian pelayanan untuk mewujudkan target-target
atau sasaran organisasi. Key Performance Indicator (KPI) dapat berbentuk ukuran
kuantitatif maupun kualitatif. Namun demikkian, dalam praktek penyusunan Key
Performance Indicator (KPI) oleh berbagai organisasi public dan private,
sebagaian besar Key Performance Indicator (KPI) berupa ukuran kuantitatif. Hal
ini dikarenakan, ukuran kuantitatif relatif lebih mudah digunakan dalam proses
penggalian data maupun pada saat pengukuran dan evaluasi. Sedangkan untuk
ukuran kualitatif, biasanya memerlukan survey atau kegiatan penelitian sebagai
upaya untuk memperoleh data kinerja yang diperlukan. Proses penggalian data
untuk ukuran kualitatif ini seringkali memerlukan waktu dan biaya yang tidak
sedikit. Pemilihan terhadap bentuk Key Performance Indicator (KPI), apakah
kuantitatif atau kualitatif, tergantung pada kebutuhan dan karakter organisasi.
Tidak dapat dipaksakan bahwa semua Key Performance Indicator (KPI) harus
kuantitatif atau harus kualitatif. Adapun pertimbangan utama yang harus menjadi
dasar dalam pemilihan Key Performance Indicator (KPI) adalah bahwa indikator
tersebut dapat diukur (measurable). Hal ini berarti bahwa untuk setiap Key
Performance Indicator (KPI), baik ukuran kuantitatif maupun kualitatif sudah
tersedia informasi tentang jenis data-data yang akan digali, sumber data, dan
cara mendapatkan data tersebut. Selain kriteria ”dapat diukur” tersebut, Key
Performance Indicator (KPI) juga harus memiliki sejumlah kriteria lain. Pada
beberapa literatur disebutkan kriteria-kriteria Key Performance Indikator (KPI)
yang antara lain meliputi: Specific, Achievable, Realistic, dan Timely, yang
jika digabungkan dengan kriteria Measurable dapat diringkas dalam
akronim SMART. Dengan bahasa yang berbeda, Schiavo-Campo (1999) juga
menguraikan kriteria-kriteria yang harus dipenuhi oleh Key Performance
Indicator (KPI), yang kemudian dirumuskannya dalam akronim “CREAM”. Kriteria
tersebut meliputi : (1) Clear; Key Performance Indicator (KPI)
terdefinisikan secara jelas dan tidak memiliki makna ganda. (2). Relevant:
mencukupi untuk pencapaian tujuan, atau menangani aspek-aspek obyektif yang
relevan, (3) Economic: data/informasi yang diperlukan akan dapat dikumpulkan,
diolah, dan dianalisis dengan biaya yang tersedia, (4) Adequate: oleh
dirinya sendiri atau melalui kombinasi dengan yang lain, pengukuran harus
menyediakan dasar yang mencukupi untuk menaksir kinerja, dan (5) Monitorable:
dalam rangka kejelasan dan ketersediaan informasi, indikator harus dapat
diterima bagi penilai atau evaluator kinerja yang independent. Kriteria-kriteria
tersebut diatas adalah alat bantu yang efektive untuk memilih Key Performance
Indicator (KPI). Indikator kinerja yang memenuhi kriteria tersebut, sudah
barang tentu akan menjadi alat ukur yang memadai untuk mengukur perkembangan
pencapaian tujuan organisasi. Adapun indikator kinerja yang tidak memenuhi
keseluruhan criteria tersebut, lebih baik tidak dijadikan Key Performance
Indicator (KPI) bahkan tidak perlu digunakan sebagai indikator kinerja. Adalah
sangat penting untuk mendefinisikan secara jelas masing-masing Key Performance
Indicator (KPI), dan menjadikan definisi tetap selama beberapa tahun.
Tiap definisi KPI harus memuat judul, definisi, dan cara
mengukur. Selanjutnya, setelah Key Performance Indicator (KPI) didefinisikan
dan siap digunakan untuk mengukur, target yang jelas harus dirumuskan dan dapat
difahami oleh seluruh orang. Target tersebut juga harus spesifik sehingga
setiap individu dalam organisasi dapat mengambil tindakan dalam rangka
pemenuhan target tersebut. Jika dipandang perlu, target tersebut juga
dilengkapi dengan time frame, yang memberikan informasi waktu kapan target
tersebut harus sudah diwujudkan