Cari
×

Daftarkan diri

Use your Facebook account for quick registration

OR

Create a Shvoong account from scratch

Already a Member? Masuk!
×

Masuk

Sign in using your Facebook account

OR

Not a Member? Daftarkan diri!
×

Daftarkan diri

Use your Facebook account for quick registration

OR

Masuk

Sign in using your Facebook account

Halaman Utama Shvoong>Buku>Bagaimana Cara Menggunakan Bantuan & Swakarya>Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor Yang Baik

Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor Yang Baik

oleh: silfi     Pengarang: ROSIDAH; ABAR TEGUH SULISTIYANI
ª
 
Sekretaris berasal dari kata secretum(bahasa latin)yang artinya rahasia.Jadi yang dimaksud sekretaris adalah seseorang yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan.Sehingga salah satu tugas sekretaris adalah menjaga dan menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan.Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan.Jadi sekretaris dapat disebut pembantu pimpinan.Tugas-tugas sekretaris sangat penting,karena tanpa adanya sekretaris,pimpinan akan merasa kesusahan dalam mengerjakan tugas-tugasnya.Jadi sangat salah orang yang beranggapan bahwa pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan mudah.Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah,karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan formal..Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor.Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang
memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya.Pekerjaan yang diemban sekretaris disebut kesekretariatan.Sedangkan tempat kerja sekretaris disebut sekretariat.Sekretaris dibedakan menjadi 2 macam, yaitu
1.Sekretaris Pribadi(SEKPRI), yaitu sekretaris yang tugasnya membantu seorang pimpinan dan tidak memiliki anak buah.
Contoh: Sekretaris Direktur.Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor, Sekretaris
Menteri.
2.Sekretaris Eksekutif/Sekretaris Umum, yaitu
sekretaris yang tugasnya membantu satu unit instansi/lebih, dan memiliki anak buah.
Contoh:Sekretaris Wilayah, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat Jendral. Seorang sekretaris harus dapat mengerjakan tugas-tugas kantor,misalnya,surat menyurat, menelpon, mengetik,mengoperasikan computer,kearsipan,korespondensi,dsg.
Tugas-sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:
1.Tugas Rutin
Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan.Misalnya,membuka dan membuat konsep surat,mengetik,menelpon,menerima tamu,tata kearsipan dan korespondensi.
2.Tugas Khusus
Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris.Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil.dsg.
3.Tugas Kreatif
Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan.
Contoh: Menata tata ruang Kantor,mengirimkan ucapan selamat.
Tugas untuk kerjasama
A.Kerjasama dengan dunia luar.
sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasamadengan perusahaan lain.Disini sekretaris ditunjuk sebagai Contact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau perusahaan.
B.Kerjasama di bidang Organisasi.
Merupakan hal yang paling utama, yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk mempermudah dan mengefektifkan pekerjaan atasan.
Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi,antara lain:
1.Dictation.Disini sekretaris dituntuk untuk dapat menulis dengan cepat saat di dekte
meskipun dapat menggunakan peralatan canggih.
2.Kalender Atasan.Sekretaris harus bmampu menyusun jadwal kerja atasan,agar mudah dibaca. Adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamanaperlu.
3.Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan.Sekretaris harus mampu mempersiapkan segala keperluan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris harus tahu segala hal penting yang bsrhubungan dengan perjalanan
dinas pimpinan.
4.Penampilan Kantor. Sekretaris harus mampu untuk mengatur tataruang kantor seorang pimpinan,dengan baik agar tercipta kesan rapi,indah,efisien.sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjng
berkesan.Karena mi merupakan gambaran perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
5.Menjaga Pintu.Sekretaris disini bertugas dalam pengambilan keputusan,siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan,ditolak,dan disuruh menunggu.Dalam hal ini sebaiknya sekretaris berkomunikasi yang efektif dengan pimpinan sehingga dapat menangkap perspektif atasannya dengan benar.
6.Pekerjaan Rutin.Pekerjaan yang biasa dikerjakan sekretarismeliputi perencanaan,penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik.Agar efisiensi dan efektifitas tetap terjaga,sekretaris perlu memperhatikan kegiatan atasan.
7.Laporan.dalam
membuat laporan sekretaris perlu melakukan riset. Namun tidak terbatas dengan riset saja,tetapi juga untuk laporan tahunan,laporan rapat, dan laporan produksi.
8.Rapat.
Sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaraan rapat,mulai dari persiapan, membuat undangan, mengatur tempat,mempersiapkan agenda dan laporan..dan mempersiapkan pimpinannya untuk
memimpin atau menghadiri suatu rapat,sampai mencatat hasil rapat.
9.Pengarsipan.Yaitu
penyimpanan data-data penting misalnya surat masuk/surat keluar,memo dll yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain,dapat berbentuk salinan/asli.Ini berfungsi untuk dapat menemukannya dalam waktu singkat.

Diterbitkan di: 19 Agustus, 2009   
Mohon dinilai : 1 2 3 4 5
  1. Menjawab   Pertanyaan  :    btul kh Lihat semua
  1. Menjawab   Pertanyaan  :    http://www.sekertarisku.com/sekretaris-profesional.html Lihat semua
  1. Menjawab   Pertanyaan  :    untuk menjadi seorang sekretaris apakah harus memiliki paras yang cantik dan tinggi langsing? Lihat semua
  1. Menjawab   Pertanyaan  :    jadi sekertaris kadang2 kita menemukan klien yg genit,bagaimana cara mengamankannya agar aman unk pekerjaan kita, dan tdk menyingung klien? ( 1 Jawaban ) Lihat semua
  1. Jawaban  :    sekretaris hruz mempunyai 5s,, 5s ialah, senyum, salam,sapa, sopan, santun .... jdi QT sebagai sekretaris hruz memiliki sikap yg baik, sopan dlm bertutur kata, agar klien puas , dan tdk tersinggung dngn periLaku yg qt tunjukan,,, 20 Februari 2013
  1. Menjawab   Pertanyaan  :    apa yang harus seorang sekretaris lakukan jika istri pimpinan datang kekantor sedangkan didalam ruangan pimpinan ada tamu yang lebih penting, dan istri pimpinan ngotot ingin masuk ,, , Lihat semua
  1. Menjawab   Pertanyaan  :    sekretaris yang profesional itu syaratnya apa ya?? ( 1 Jawaban ) Lihat semua
  1. Jawaban  :    punya inisiatif, berwawasan yang luas, kreatif, komunikasi yang bagus, percaya diri dan mampu memahkan masalah 03 Oktober 2012
  1. Menjawab   Pertanyaan  :    apa menjadi seorang sekretaris itu sulit ya ?? ( 1 Jawaban ) Lihat semua
  1. Jawaban  :    tentu saja tidak , , asalkan kita mau bekerja, komunikasi dan attitude, cerdas dan wawasan yang luas yang diutamakan 03 Oktober 2012
  1. Menjawab   Pertanyaan  :    gmn sich cara penyampain klw kita menolak tamu,,,yang ngotot pengen bertemu pimpinan???? ( 1 Jawaban ) Lihat semua
  1. Jawaban  :    kita mengatakan minta maaf dan juga kita mengatakan kalau pimpinan kita sedang keluar kota 03 Oktober 2012
  1. Menjawab   Pertanyaan  :    gimana siiihhh menjadi seorang sekertaris propesionall??? Lihat semua
  1. Menjawab   Pertanyaan  :    gimana siihhh jadi seorang sekertaris yang propesional?? Lihat semua
Terjemahkan Kirim Link Cetak
  1. 5. lastri

    sekretaris profesional

    ada gak video sekretaris yang lagi presentase gituuu... alnya aq ada tugas nechhh

    1 Nilai 13 Nopember 2011
  2. 4. etha

    ..

    menjadi sekretaris adalah tujuan/cita-cita saya, sehingga saya memilih sekolah bisnis manajement.

    3 Nilai 04 April 2011
  3. 3. kenza

    :0

    menjadi seorang sekretaris itu buat saya menyenangkan

    2 Nilai 30 Januari 2011
  4. 2. cilla

    comment

    the good article. it`s very helping me as a secretary....

    2 Nilai 11 Januari 2011
  5. 1. Eka Rahmawati

    ADM B

    Di samping manager,ternyata Sekertaris itu kunci utama dalam keberhasilan di suatu perusahaan. Menjadi seorang sekertaris itu harus multitalenta, bisa melakukan & menangani semua hal yang berhubungan dengan perusahaan.

    5 Nilai 03 Agustus 2010
X

5 Teratas

.