Meeting rapat merupakan hal umum dalam perusahaan, bahkan ada anggaran tersendiri dikeluarkan untuk kegiatan tersebut.
Jika kita mau meneliti lebih jauh manfaat teknologi
komunikasi dan informasi sekarang ini, meeting
dapat dijalankan lebih efektif dan efisien. Budaya
chatting sudah menjadi bentuk komunikasi real time yang umum, bahkan sekarang sudah dapat melibatkan gambar dan suara. Keunggulan dan kelengkapan dimensi komunikasi ini dapat dimanfaatkan untuk melakukan aktivitas pertemuan dalam sebuah perusahaan, dalam konteks formal maupun informal.
Dengan menggunakan chat room sebagai pengganti ruang pertemuan, kegiatan ini akan dapat dilaksanakan dengan biaya murah. Transportasi dan akomodasi dapat dihapus dari anggaran. Koneksi? Bukan masalah, karena hampir sebagian besar gedung perkantoran sudah dilengkapi fasilitas
Koneksi internet.Jenis koneksi internet yang dibutuhkan juga tidak sulit, hampir semuanya menyediakan fasilitas chatting, mulai dial up hingga broadband yang paling canggih sekalipun. Pertanyaannya adalah: dimensi chatting yang bagaimana yang diperlukan? Jika hanya menggunakan teks biasa, kecepatan 28,8 kbps sudah sangat mencukupi. Jika ditambah video dan suara, otomatis kecepatan perlu ditambah. Koneksi memang berperan penting, tapi tidak harus memasang yang khusus untuk kegiatan ini.Segi keamanan merupakan isu penting lain. Bagaimana jika ada penyusup yang menguping atau bahkan mengacau? Jika user account dan password biasa tidak mengurangi kekhawatiran ada, gunakan virtual private network yang intinya mengubah jaringan umum menjadi jaringan pribadi.Aplikasi komunikasi yang ditawarkan dalam satu paket Windows oleh Microsoft rasanya sudah lebih dari mencukupi. Net meeting memiliki fasilitas yang diperlukan untuk kegiatan ini: audio visual, whiteboard, dan tentu saja chatting. Aplikasi lain juga tersedia, seperti pada media masanger atau chat room di berbagai porta internet, tinggal memilih yang anda perlu atau sukai.Perangkat yang dibutuhkan adalah komputer dengan kemampuan Multimedia dan Networking. Perangkat multimedia yang diperlukan adalah sound system, microphone, dan webcam yang memenuhi standar kebutuhan. Untuk video conference, perangkat tersebut ditambah dengan headset.
Resensi lain tentang Meeting lebih efektif dan efisien